Що таке управління проектами?

Управління проектами — це процес організації ресурсів, координації команд, встановлення термінів і моніторингу прогресу окремих проектів. Професіонали, відповідальні за управління проектами, називаються менеджерами проектів, і вони відповідають за:

• Співпраця з клієнтами або клієнтськими менеджерами для визначення цілей та обсягу проекту
• Ведення бюджету
• Координація членів команди та ресурсів
• Проведення аналізу ризиків
• Встановлення віх і перевірка прогресу команд протягом усього процесу
• Проведення зустрічей, щоб поділитися відгуками клієнтів, отримати оновлення прогресу або вирішити проблеми
• Надання оновлень клієнтам і клієнтським менеджерам
• Ведення звітів під час та після завершення проекту

Що таке управління програмою?

Управління програмою — це процес нагляду за кількома пов’язаними чи непов’язаними проектами, які спрямовані на досягнення одних і тих самих цілей і якими найкраще керувати групою, а не окремо. Професіонали, відповідальні за керування програмами, називаються менеджерами програм, і вони відповідають за:

• Координація кількох команд у різних професійних дисциплінах
• Розробка загальних стратегічних, фінансових та операційних цілей
• Створення міжорганізаційних дорожніх карт
• Обробка взаємозалежностей проекту
• Проведення мінімізації ризиків
• Співпраця з керівниками команд, щоб визначити, як кожен проект узгоджується з цілями
• Забезпечення операційних і фінансових ресурсів для запобігання конфліктам або затримкам
• Створення графіків і етапів програми
• Розкриття та окреслення переваг кожного проекту

Що таке управління портфелем?

Управління портфелем, також відоме як управління портфелем проектів, — це процес визначення стратегічної мети кожного поточного, майбутнього або потенційного проекту чи програми. Портфельні менеджери відповідають за:

• Впровадження підходів і процесів управління проектами та програмами
• Визначення найважливіших цілей бізнесу
• Створення фінансових і бюджетних ініціатив
• Контроль за масштабним розподілом ресурсів
• Переконайтеся, що всі проекти та програми сприяють досягненню цілей програмного рівня

Які відмінності між управлінням проектом, програмою та портфелем?

Ось відмінності між цими трьома важливими типами управління:

Область застосування

Один із способів зрозуміти масштаби цих трьох рівнів управління полягає в тому, що кілька проектів складають програму, а кілька проектів і програм складають портфоліо. Ось інший спосіб зрозуміти обсяг:

• Управління проектами: цей процес зосереджується на одному проекті за раз, і проект може мати кілька сегментів, що робить його більш складним.
• Управління програмою: цей процес зосереджений на групі проектів і забезпечує загальну координацію між командами.
• Управління портфелем: цей процес контролює всі проекти та програми в організації, але зосереджується на загальних цілях і тому, як проекти та програми відповідають цим цілям.

Використання
Ось як кожен із цих типів керування корисний у команді:

• Управління проектами: ви застосовуєте управління проектами, коли контролюєте окремий проект і членів його команди, бюджет і терміни.
• Управління програмою: ви використовуєте керування програмою для оцінки груп проектів і їх відповідності цілям, координації команд у різних відділах і вдосконалення процесів.
• Управління портфелем: ви використовуєте управління портфелем, коли наглядаєте за проектами та програмами всієї організації, визначаєте віддачу від інвестицій, прогнозуєте результати програм і проектів і створюєте ефективні ініціативи щодо змін.

Кращі практики
Професіонали на кожному рівні використовують багато однакових інструментів і процесів для виконання своєї роботи, а деякі інструменти є унікальними для кожного рівня. Ці професіонали також мають деякі практики, інструменти та стилі, які відрізняються один від одного. Наприклад, фахівці з управління проектами проводять стартові зустрічі перед початком проекту, щоб зустрітися з командами, щоб обговорити кроки проекту , виконавців завдань, часові рамки, ресурси та загальні цілі. Вони також проводять регулярні зустрічі з членами команди, щоб отримувати та звітувати про оновлення, вирішувати проблеми та отримувати та надсилати відгуки.

Для порівняння, професіонали з управління програмами часто створюють відділ управління програмами, який наглядає за навчанням керівників проектів , забезпечує ресурси, готує звіти про поточні та нещодавно завершені програми та розробляє політику та процедури для всіх проектів. Вони також створюють керівні комітети з керівників проектів та інших відповідних керівників організацій для встановлення цілей, процесів і політики для конкретних програм. Професіонали з управління портфелем використовують програмне забезпечення для управління портфелем проектів, щоб контролювати конкретні проекти та програми, визначати пріоритети програм і проектів і оптимізувати масштабні процеси. Ось деякі інструменти, процеси та стилі управління, які використовують ці професіонали:

• Програмне забезпечення для керування проектами: багато варіантів програмного забезпечення для керування проектами можуть призначати завдання, встановлювати крайні терміни та часові рамки та сприяти спілкуванню між членами команди та командами та відділами.
• Діаграма Ганта: ця діаграма показує необхідні для кожного проекту сегменти, дати початку та завершення, етапи та залежності у форматі гістограми.
• Структура розподілу робіт: у цьому документі представлені завдання проекту з точки зору кінцевих результатів і організовано завдання в ієрархічну структуру на основі залежностей і етапів.
• Гнучкість: цей підхід до управління проектом передбачає розбиття проекту на менші цілі, які називаються спринтами, щоб команди могли виконувати кроки одночасно та оцінювати прогрес і якість для внесення змін.

Як вони працюють разом

Ось як кожен із цих сегментів може працювати разом, щоб розробляти та керувати ефективними проектами, які відповідають цілям організації:

• Керівники проектів можуть надавати керівникам програм оновлені відомості про стан поточних проектів або успішність завершених проектів.
• Менеджери програм можуть наглядати за командою керівників проектів, надаючи вказівки та інструкції щодо того, як найкраще налаштувати або координувати проект.
• Менеджери портфоліо можуть зустрічатися з керівниками програм і проектів, щоб узгодити проекти з масштабними цілями та надати ключові показники ефективності.