1. Відстеження часу
Ви можете використовувати інструменти відстеження часу та завдань, щоб регулярно відстежувати хід виконання окремих завдань і переконатися, що вони виконуються достатньо ефективно для своєчасного виконання проекту. Ці програми дозволяють:

• Для прозорості введіть завдання та термін його виконання.
• Нагадайте членам команди, що вони завершують і коли це потрібно.
• Отримуйте актуальну інформацію про те, як швидко члени команди виконують кожне завдання.

Використовуючи цей інструмент, керівники груп можуть вирішити запланувати додатковий час для завершення завдань, які займають більше часу, ніж вони спочатку передбачили.

2. Оцінка якості даних ризику
Ви можете використовувати цей інструмент для перегляду даних щодо потенційних ризиків і визначення їх відповідності поточному проекту. Інформація, яку він збирає, може допомогти вам краще зрозуміти такі елементи ризику, як:

• Точність
• Надійність
• Якість

Ви можете оцінити вплив певних потенційних ризиків на загальний проект і розробити чіткі, стратегічні та проактивні плани їх усунення.

3. Реєстр ризиків
Реєстр ризиків — це платформа, яка контролює потенційні ризики, з якими ви можете зіткнутися в проекті. Цей інструмент збирає, документує та контролює ризики. Це може дозволити вам розробити стратегію та завчасно реагувати на ці виклики, допомагаючи виконувати проекти вчасно та в межах бюджету. Зокрема, цей інструмент може дозволити вам:

• Пріоритезуйте ризики
• Призначте членів команди для вирішення цих ризиків
• Додайте примітки та оновлення щодо прогресу та вирішення ризиків

4. Управління ресурсами
Організації використовують різні інструменти управління ресурсами, щоб краще зрозуміти, чи можуть команди виконувати нові або несподівані завдання. Більшість із цих платформ доступні як інформаційні панелі, які надають відповідну інформацію про членів команди, зокрема:

• Розклади
• Навички
• Доступність

Якщо несподівана подія потребує, щоб хтось новий узяв на себе завдання, ви можете скористатися цим інструментом, щоб зрозуміти, хто з персоналу має доступність і знання, щоб виконати його вчасно.

5. Матриця ймовірності та впливу
Матриця ймовірності та впливу може допомогти вам визначити пріоритетність ризиків, використовуючи ваше розуміння їхнього впливу на проект. Використання цієї методики передбачає поєднання оцінок імовірності та впливу окремих ризиків, а потім їх ранжування за серйозністю. Це допоможе вам поставити ризик у контекст проекту та створити плани пом’якшення, які заощадять час і забезпечать ефективне використання ресурсів.

6. SWOT аналіз
SWOT-аналіз допомагає оцінити сильні та слабкі сторони, можливості та загрози проекту. Сильні сторони та можливості — це позитивні аспекти проекту, які збільшують вірогідність подання якісних завдань вчасно та в рамках бюджету. Слабкі сторони показують області, які потрібно покращити. Загрози, які є зовнішніми факторами або обмеженнями, є негативними ризиками, які можуть вплинути на результат проекту. Ви можете використовувати можливості та сильні сторони проекту, щоб будувати проактивні плани та рішення для подолання цих проблем.

7. Відстеження бюджету
Відстеження бюджету включає інструменти фінансового відстеження, ключовою функцією яких є прогнозування майбутніх витрат і їх порівняння з фактичною сумою витрат, які в кінцевому підсумку потребує проект. Вони часто містять інформаційні панелі звітів, які відображають:

• Загальний бюджет проекту
• Поки що витрати
• Сума, що залишилася

Ви можете використовувати цей інструмент, щоб перевірити, наскільки добре ваша команда залишається в рамках бюджету, і зробити резерви для непередбачених витрат і резервів для мінімізації ризиків.

8. Аналіз першопричини
Аналіз першопричини – це інструмент управління ризиками, який допомагає усунути причину проблеми, а не зосереджуватися на її симптомах. Аналіз першопричини відповідає на такі питання, як:

• Що сталося?
• Чому це сталося?
• Як це сталося?

Ви можете розробити план дій, щоб уникнути подібних помилок у майбутньому, зробивши це оперативним і превентивним підходом до управління ризиками.

9. Мозковий штурм
Мозковий штурм необхідний для оцінки потенційних ризиків, які можуть вплинути на проект, і стратегічного планування для їх усунення або мінімізації впливу. Ви можете провести мозковий штурм з членами команди та переглянути:

• Проектні документи
• Історичні дані
• Зв’язування статей зі схожими процесами

Подумайте про обговорення з експертами та іншими, хто може мати досвід роботи з ризиками, щоб краще зрозуміти потенційні ризики, які можуть виникнути під час проекту.

10. Шаблони оцінки ІТ-ризиків
Вперше розроблений для проектів у сфері інформаційних технологій (ІТ), цей інструмент може допомогти керівникам проектів у будь-якій сфері оцінити ризики проекту. Він пропонує перелік ризиків, кожен з яких має власний номер для деталізації, а також таблицю з іншими факторами, на які слід звернути увагу, зокрема:

• Тема
• Контрольне середовище
• Контрольна діяльність
• Попередні оцінки
• Ймовірність
• Вплив
• Рівень ризику

Багато з цих інструментів включають вбудований калькулятор, який може визначити ймовірність ризику, а потім помножити його на потенційний вплив, щоб призначити остаточний рівень ризику. Це може дозволити вам порівняти різні ризики та вирішити, яким віддати перевагу.

11. Аналіз запасів
Аналіз резервів дозволяє менеджерам проекту дізнатися, скільки грошей вони повинні відкласти на непередбачений випадок до початку проекту. Це створює резерв грошей, який вони можуть використати для компенсації несподіваних витрат, які можуть виникнути протягом усього проекту. Цей процес зменшує ризик того, що виклик або затримка можуть значно вплинути на загальний бюджет проекту.

Чому управління ризиками є важливим?

Управління ризиками є важливим, оскільки воно вчить вас розробляти рішення для потенційних проблем управління проектами ще до їх виникнення. Це також корисно для надання контексту, який можна використовувати для перегляду та аудиту ефективності проекту. Ви можете мінімізувати вплив ризиків на загальну ефективність проекту та підвищити ймовірність виконання якісного проекту вчасно, якщо у вас є хороший план управління ризиками.

Серед інших переваг управління ризиками:

• Фінансові переваги. Інструменти та методи управління ризиками допомагають виявляти часті події та зменшувати збитки. Ви можете поєднати управління ризиками з плануванням витрат і розкладу, щоб зменшити витрати та перевитрати часу.
• Безпека: ви можете забезпечити безпеку персоналу та клієнтів і готовність до несподіваних подій за допомогою управління ризиками та оцінки . Подумайте про планування всіх потенційних ризиків, оцінку планів управління потенційними загрозами та створення структур для їх вирішення для плавних, ефективних і економічно ефективних процесів.
• Ефективність. Успішні програми управління ризиками можуть оптимізувати завдання, підвищуючи операційну ефективність. Це означає, що ви можете витратити час і зусилля на звітування про інциденти або випадки несподіваних подій в інших важливих сферах.
• Комунікація: більшість проектів використовують централізовані дані, що вимагає від команд та інших сторін обговорення та аналізу звітів для вирішення можливих конфліктів. Ви можете створити позитивні робочі відносини, якщо заохочуєте належне спілкування між членами.
• Прийняття рішень: проекти часто передбачають прийняття важливих рішень, які впливають на майбутній успіх компанії. Ви можете використовувати дані управління ризиками та аналітику, щоб врахувати ризик у стратегії, досягти організаційних цілей і завдань і залишатися прибутковим.